Quản lý nguyên vật liệu nhà hàng là một công việc quan trọng mà bất cứ chủ nhà hàng nào cũng cần phải nắm rõ để không làm thất thoát kinh phí. Thực tế cho thấy có không ít người gặp khó khăn khi thực hiện công việc này. Trong bài viết sau đây, Thietbikhachsan sẽ chia sẻ đến các bạn lý do vì sao phải quản lý nguyên liệu nhà hàng và quy trình thực hiện cụ thể ra sao.
Quản lý nguyên vật liệu nhà hàng là gì?
Quản lý nguyên liệu nhà hàng là toàn bộ các hoạt động nhằm kiểm soát những nguyên vật liệu đầu vào nhà hàng, lên kế hoạch, kiểm soát chặt chẽ khâu mua bán các nguyên vật liệu để chế biến món ăn theo thực đơn của nhà hàng. Thông qua những hoạt động này, tất cả nguyên vật liệu trong nhà hàng sẽ được lưu thông theo kế hoạch rõ ràng, được sắp xếp một cách kỹ lưỡng. Nhờ đó, chủ nhà hàng có thể căn cứ vào kết quả này để tiến hành kiểm soát hoạt động kho quỹ một cách minh bạch và hiệu quả hơn.
Vì sao cần phải quản lý nguyên vật liệu nhà hàng?
Hạn chế thất thoát nguyên liệu
Chi phí đầu tư, sử dụng để duy trì hoạt hoạt động của nhà hàng cấu thành từ nhiều yếu tố khác nhau. Trong đó, chi phí nguyên vật liệu nhập vào nhà hàng cần phải được kiểm soát chặt chẽ để không làm thất thoát nguyên liệu, ảnh hưởng chi phí của nhà hàng.Nếu chủ nhà hàng không đưa ra phương pháp định lượng rõ ràng và duy trì theo dõi khoa học, việc quản lý nguyên vật liệu nhà hàng sẽ rất khó có thể thực hiện đúng mục đích hay. Lỗ hổng trong quy trình quản lý nguyên vật liệu chính là lý do dẫn đến việc thất thoát chi phí cho nhà hàng, ảnh hưởng doanh thu và kế hoạch kinh doanh trong thời gian tới.
Theo dõi chính xác tình trạng nguyên vật liệu
Quản lý nguyên vật liệu nhà hàng hiệu quả sẽ đảm bảo rằng toàn bộ nguyên vật liệu nhập vào nhà hàng sẽ đảm bảo được chất lượng và luôn tươi mới, đáp ứng các tiêu chuẩn về vệ sinh an toàn thực phẩm, giúp quá trình chế biến và hoàn thành món ăn đúng chất lượng để phục vụ khách hàng.Cách để theo dõi được tình trạng của từng nguyên vật liệu khác nhau luôn là bài toán khó đối với mỗi nhà hàng. Việc ghi chép thủ công dường như không mang lại hiệu quả cao cũng như sự kịp thời. Một số nguyên vật liệu nhà hàng cần phải đảm bảo về mặt số lượng lẫn chất lượng, nhất là hạn sử dụng để di chuyển vào kho nhà hàng. Việc nhập nguyên liệu vào kho sẽ giúp cho hoạt động của nhà hàng được diễn ra đảm bảo và xuyên suốt, không bị gián đoạn vì thiếu nguyên liệu chế biến món ăn.
Giám sát được quá trình cung ứng nguyên liệu
Quản lý nguyên vật liệu nhà hàng chặt chẽ sẽ giúp việc kiểm soát số lượng chuẩn, xác định được chính xác tình trạng, số lượng nguyên vật liệu để tiến hành xây dựng kế hoạch nhập và cung ứng trong thời gian tới. Với kế hoạch nhập, cung ứng nguyên liệu diễn ra chặt chẽ sẽ giúp cho nhà hàng quản lý được lợi nhuận, xác định được hàng tồn kho và xử lý đúng cách.
Xem thêm bài viết về Nhiệm vụ nhân viên sơ chế thực phẩm trong nhà bếp nhà hàng
Chủ động trong việc xoay vốn
Toàn bộ nguyên vật liệu được nhập vào bộ phận kho chính là vốn lưu động và sẽ xoay vòng thực hiện các công việc khác trong nhà hàng. Sau khi tổng hợp, báo cáo số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu còn trong kho theo ngày, theo giờ sẽ giúp chủ nhà hàng chủ động hơn trong việc xoay vòng vốn phục vụ các hoạt động khác của nhà hàng.Đây chính là cơ sở quan trọng để đưa ra định hướng cho dòng tiền xoay vòng. Sau khi chủ động được trong việc xoay vòng dòng tiền kịp thời sẽ sẽ không làm ảnh hưởng đến các công tác trong nhà hàng.
Quy trình quản lý nguyên liệu nhà hàng hiệu quả
Việc đưa ra quy trình quản lý kho nguyên phụ liệu chi tiết và kỹ lưỡng chính là tiền đề để nhà hàng có thể hoạt động hiệu quả, mang lại lợi nhuận vượt kỳ vọng. Sau đây là 5 bước cơ bản trong quy trình quản lý nguyên vật liệu nhà hàng:
1. Dự tính các nguyên vật liệu cần mua
Các bạn cần phải tính toán và dự trù được số lượng nguyên vật liệu cần định kỳ theo ngày, tuần, tháng. Căn cứ vào đó để đưa ra kế hoạch kinh doanh, nhập và xử lý nguyên vật liệu trong quá trình sử dụng, chế biến món ăn.
Để làm tốt việc quản lý nguyên vật liệu nhà hàng này phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm của Bếp trưởng khi định lượng món ăn. Đồng thời dựa vào thực đơn của nhà hàng để có thể dự trù được số lượng món ăn và đồ uống. Cách làm của bếp trưởng cụ thể như sau:
- Tính toán mỗi món ăn khi hoàn thiện cần phải có số lượng nguyên vật liệu là bao nhiêu và chất lượng như thế nào. Sau đó quy ra số lượng từng loại nguyên vật liệu để chế biến món ăn.
- Lập bảng định lượng món ăn đầy đủ và chi tiết, tính toán thêm lượng hao hụt nguyên vật liệu để đưa ra thực đơn món ăn nhà hàng chuẩn nhất.
- Xác định những loại nguyên vật liệu nào có thể được nhập tươi mới ngay trong ngày và những loại nguyên vật liệu nào có thể được nhập theo tuần, tháng hoặc lâu hơn.
Căn cứ vào những hoạt động bên trên sẽ giúp chủ nhà hàng đưa ra được kế hoạch rõ ràng trong việc nhập các loại nguyên vật liệu nhà hàng, tránh việc dư thừa hoặc thiếu những loại nhất định, ảnh hưởng đến công tác chung của nhà hàng.
2. Lựa chọn đơn vị cung cấp nguyên vật liệu uy tín
Ngay khi có ý định kinh doanh nhà hàng, cần phải lựa chọn được đơn vị cung cấp nguyên vật liệu uy tín. Không chỉ đảm bảo chi phí cung cấp nguyên vật liệu đảm bảo tiết kiệm mà còn giúp cho chất lượng được đảm bảo để chế biến món ăn đáp ứng vệ sinh an toàn thực phẩm.
Khi kinh doanh trong lĩnh vực F&B, có thể thấy rằng khách hàng luôn lựa chọn cho mình những địa chỉ phục vụ món ăn chất lượng, đa dạng cùng dịch vụ tận tâm. Để món ăn có được chất lượng tốt nhất, cạnh tranh với các nhà hàng khác trong khu vực, đòi hỏi nguyên vật liệu nhà hàng được đầu vào phải được quan tâm sâu sát.
Từ đó mới có thể trở thành địa điểm phục vụ món ăn hàng đầu được khách hàng yêu thích. Nếu không quản lý nguyên vật liệu nhà hàng đảm bảo chất lượng và chính xác, món ăn sẽ bị ảnh hưởng và lợi nhuận của nhà hàng cũng sẽ không được đảm bảo.
3. Nắm rõ khả năng cung ứng của nhà cung cấp
Sau khi đã lựa chọn được đơn vị cung cấp nguyên vật liệu uy tín, chủ nhà hàng cũng cần phải nắm được khả năng cung ứng của nhà cung cấp như thế nào. Quan trọng là danh sách các loại nguyên vật liệu mà đơn vị cung ứng cung cấp. Đồng thời xác định được rằng khả năng cung ứng nguyên vật liệu có đảm bảo về mặt thời gian lẫn số lượng hay không.Cách quản lý nhà hàng hiệu quả trong việc nắm rõ khả năng cung ứng của đơn vị cung cấp đó là hãy đưa ra các phương án dự phòng là nhiều đơn vị cung cấp khác nhau. Số lượng nhà cung cấp mà chủ nhà hàng có thể lựa chọn đó là từ 2-3 để luân phiên sử dụng.
4. Thực hiện quá trình nhập - xuất nguyên liệu
Quy trình quản lý nguyên vật liệu hiệu quả đó chính là thực hiện quá trình nhập xuất nguyên liệu đảm bảo. Chỉ tiến hành nhập nguyên liệu nếu số lượng hàng hóa còn tồn kho nằm trong mức tối thiểu. Hơn nữa, trong quá trình nhập hàng hóa, hãy lưu ý đến thời hạn sử dụng và bảo quản, đặc biệt là đối với các loại nguyên liệu tươi sống Khi nhập hàng, cần đặc biệt quan tâm tới hạn sử dụng của thực phẩm.
5. Kiểm soát nguyên vật liệu còn tồn kho
Thực tế cho thấy có không ít nhà hàng gặp phải tình trạng bị hao hụt nguyên liệu vì trong quá trình sử dụng chưa đảm bảo đúng định lượng quy định. Điều này có thể xảy ra do bộ phận bếp chưa nhất quán với đơn vị cung cấp nguyên vật liệu nhà hàng. Chính vì thế, để giải quyết có hiệu quả tình trạng này, đòi hỏi phải làm tốt công tác kiểm tra thường xuyên khu vực nhà kho và nhà bếp.Hơn nữa, việc kiểm kê nguyên vật liệu hàng ngày cũng là một cách để đánh giá được mức tiêu thụ của nhà hàng mỗi ngày là bao nhiêu. Việc làm này là cực kỳ quan trọng đối với hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực F&B nói chung và quản lý nguyên vật liệu nhà hàng nói riêng.
6. Luôn có kế hoạch dự báo trong tương lai
Dự báo đối với việc quản lý nguyên vật liệu nhà hàng đó chính là dự trù được số lượng món ăn nào sẽ bán chạy hơn trong thời gian tới trong một thời gian cụ thể; dự báo các loại thực phẩm, nguyên vật liệu nào có thể tăng giá hoặc nguồn cung bị giảm xuống,… Đây chính là những yếu tố quan trọng để các chủ nhà hàng có thể tính toán được chi phí dựa vào các số liệu bán hàng qua tuần, tháng, quý và năm.
Một số lưu ý khi quan trọng khi quản lý nguyên vật liệu nhà hàng
Lựa chọn nhà cung cấp uy tín
Để được cung cấp những nguyên vật liệu chất lượng, giá thành cạnh tranh, đòi hỏi chủ nhà hàng cần phải tìm được đơn vị uy tín, nguồn hàng cung cấp ổn định và không bị hư hỏng, dập nát.Để đánh giá được một đơn vị cung cấp nguyên vật liệu uy tín hay không có thể tiến hành đánh giá thông qua mặt bằng chung tất cả các loại nguyên liệu mà họ cung cấp. Giá thành là một yếu tố phụ đi kèm nhưng đối với những đơn vị cung cấp uy tín thì chất lượng nguyên vật liệu sẽ quan trọng hơn.
Dự trù nguyên liệu đủ chế biến món ăn
Để tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận cho nhà hàng thì đây là một khâu quan trọng sẽ giúp các chủ nhà hàng thực hiện được. Bước định lượng các loại nguyên vật liệu sẽ giúp chủ nhà hàng xác định được chính xác chi phí để tạo ra mỗi món ăn trong menu nhà hàng.
Phòng tránh việc thất thoát nguyên vật liệu
Tồn kho chính là vấn đề mà mọi nhà hàng đều phải đau đầu khi tìm cách giải quyết hiệu quả. Đối với những nguyên vật liệu, tươi sống rất dễ bị hư hỏng và dẫn đến việc thất thoát nguyên vật liệu. Nếu tính toán sai sót, không kỹ lưỡng trong khâu nhập hàng, kế hoạch bảo quản chưa đúng cách sẽ khiến cho các nguyên vật liệu bị thất thoát. Bài toán chi tài chính trong việc kiểm soát đầu vào, đầu ra luôn được các chủ nhà hàng quan tâm đặc biệt.
Kiểm tra hàng tồn kho mỗi ngày
Lời giải cho bài toán quản lý nguyên vật liệu nhà hàng chính là kiểm tra hàng tồn kho mỗi ngày. Việc kiểm kê hàng tồn kho mỗi ngày sẽ giúp chủ nhà hàng xác định được mức tồn kho có đang ở mức an toàn hay không. Nếu đã chạm đến mức tối thiểu cần phải đặt thêm để duy trì việc chế biến món ăn. Nếu chưa chạm đến giới hạn phải bổ sung cũng chưa cần thiết để bổ sung nguyên vật liệu nhà hàng.Kiểm tra hàng tồn kho mỗi ngày là cách quản lý nguyên vật liệu hiệu quả cả về mặt tài chính cũng như sự hài lòng của mọi khách hàng. Bởi lẽ, nhu cầu khách hàng là được trải nghiệm các món ăn hấp dẫn, thơm ngon cùng chất lượng dịch vụ tại nhà hàng. Vì vậy, chỉ cần được thưởng thức món ăn một cách nhanh chóng, đa số thực khách đều đã rất hài lòng.
