Check in khách sạn là gì?
Check in phòng khách sạn là quy trình thực hiện thủ tục đăng ký, xác nhận để khách hàng được lưu trú trong khách sạn. Công việc này thường được diễn ra tại quầy lễ tân khách sạn. Tùy vào đối tượng khách hàng và quy mô của khách sạn mà thủ tục check in khách sạn sẽ có sự khác biệt trong các bước cũng như thay đổi sao cho phù hợp nhất có thể.Quy trình check in khách sạn mặc dù không quá phức tạp nhưng đóng vai trò rất quan trọng. Thông qua phong cách làm việc của bộ phận lễ tân khách sạn, khách hàng có thể đánh giá được mức độ chuyên nghiệp, cách thức và thái độ làm việc của nhân viên lễ tân.
Giờ check in khách sạn phổ biến hiện nay
Hầu hết các khách sạn từ nhỏ đến lớn hiện nay thường áp dụng thời gian check in vào lúc 14h chiều. Thời gian lưu trú của khách hàng trong 1 ngày được tính từ 14h00 chiều hôm nay đến 12h00 trưa hôm sau.Sự chênh lệch khoảng thời gian 2 tiếng khi check in và check out từ 12h – 14h được khách sạn sử dụng để dọn dẹp, setup phòng nhằm đón khách lưu trú mới. Trong các mùa cao điểm như mùa hè, nhu cầu lưu trú của khách cao hơn, công việc này cần phải được thực hiện nhanh chóng.
Quy trình check in khách sạn đối với khách hàng
Để check in khách sạn, khách hàng có nhu cầu lưu trú cần thực hiện các bước dưới đây:
- Cung cấp thông tin đã đặt phòng (nếu đã đặt phòng từ trước). Trường hợp nếu chưa đặt phòng, khách hàng cần thông báo với nhân viên lễ tân để được hướng dẫn đặt phòng theo đúng quy định.
- Xuất trình CMND/CCCD/Hộ chiếu cá nhân cho bộ phận lễ tân của khách sạn.
- Ký tên vào form của khách sạn để đồng ý xác nhận lưu trú.
- Nhận chìa khóa từ nhân viên lễ tân và di chuyển lên phòng theo sự hướng dẫn
Quy trình check in khách sạn đối với nhân viên
Quy trình check in khách sạn đối với nhân viên bộ phận lễ tân là một công việc quan trọng cần được thực hiện đúng quy định. Nhiệm vụ của nhân viên lễ tân đó là cần phải đảm bảo thời gian check in nhanh chóng và tuân thủ đúng các tiêu chuẩn dịch vụ lễ tân của khách sạn. Dưới đây là quy trình check in tại khách sạn đối với nhân viên để các bạn tham khảo:
1. Tiến hành chào hỏi khách hàng
Trong bước này, nhân viên lễ tân cần thăm dò yêu cầu của khách để đáp ứng sao cho phù hợp nhất
2. Xác định đối tượng khách hàng
Đối với khách hàng chưa đặt phòng trước, nhân viên lễ tân cần giới thiệu các loại phòng còn trống cho khách tham khảo. Nếu khách hàng đồng ý lưu trú tại phòng đó thì tiến hành làm các thủ tục check in khách sạn theo quy định.Nếu là khách đã đặt phòng từ trước, nhân viên lễ tân cần yêu cầu xem thông tin đặt phòng để biết được các thông tin của khách hàng hoặc thông tin người đặt phòng. Sau đó kiểm tra và đối chiếu với hệ thống trên máy tính để xác thực thông tin khách hàng.
Trong trường hợp thông tin của khách không tồn tại, nhân viên lễ tân mời khách ngồi chờ để kiểm tra lại toàn bộ thông tin nhằm xác định xem có lỗi xảy ra từ phía khách sạn hay khách hàng hay không.
3. Yêu cầu xuất trình các giấy tờ cần thiết để nhận phòng
Sau khi xác thực được thông tin check in của khách hàng, nhân viên lễ tân yêu cầu xuất trình các giấy tờ cần thiết như CMND/CCCD/Hộ chiếu (bắt buộc) hoặc một số giấy tờ tùy thân khác có liên quan.
4. Mời khách chờ, kiểm tra phòng và xác nhận
Trong quá trình kiểm tra, đối chiếu thông tin, nhân viên lễ tân cần mời khách hàng chờ đợi dùng trà khi làm thủ tục. Đồng thời thông báo cho các bộ phận có liên quan để chuẩn bị phòng và chào đón khách nhận phòng.
Ngoài ra, nhân viên lễ tân cũng có thể thông báo và giới thiệu thêm các dịch vụ của khách sạn như: Ăn uống, xe đưa đón, gym, bơi, spa, các chương trình khuyến mãi khách sạn đang áp dụng.
Sau khi khách hàng đã thống nhất các thông tin được nhân viên lễ tân đưa ra, đề nghị khách hàng điền thông tin và ký phiếu xác nhận phòng. Tiếp theo giao chìa khóa cho khách hàng, thông báo về quy định trong trường hợp khách hàng làm mất chìa khóa phòng.
Cuối cùng, chúc khách hàng có kỳ nghỉ vui vẻ và thông báo bộ phận hành lý dẫn khách lên nhận phòng. Sau khi kiểm tra xong, nhân viên lễ tân sẽ trả lại giấy tờ cho khách hàng khi nhận được thông báo check out và thanh toán tiền phòng.
Một số lưu ý trong thủ tục check in ở khách sạn
Trong khi thực hiện quy trình check in khách sạn, nhân viên lễ tân cần lưu ý một số vấn đề về tác phong. Trang phục cần gọn gàng, lịch sự, đúng quy định của khách sạn. Đồng thời thể hiện nét mặt thân thiện, tươi cười để tạo thiện cảm cho khách hàng.Trong quá trình tiến hành check in cho khách, nhân viên lễ tân cần phải tập trung vào công việc, quan sát để phát hiện vướng mắc và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, kịp thời, tránh để khách đợi quá lâu. Đặc biệt là không nên làm việc khác khi đang làm thủ tục check in cho khách.
Trên đây là những thông tin chia sẻ về check in khách sạn để các bạn tham khảo. Hy vọng bài viết này của Thietbidungcubuffet đã giúp các bạn hiểu rõ hơn về quy trình check in trong khách sạn cũng như những lưu ý cần nắm khi thực hiện check in cho khách hàng.
